PV Jardin du 17 septembre 2024 Structurelle
Présences et rôles
Présent.e.s:
Excusé.e.s:
Rôles tournants: Facilitat.eur.rice (PRENOM), scribe (PRENOM), gardien.ne des décisions (PRENOM), gardien.ne du temps (PRENOM), éventuellement gardien.ne du cœur (PRENOM)
Gestion et prendre soin du groupe
Météo intérieure
Rappel des gestes de communication non verbale et des modalités de gouvernance partagé
Compléter l'OJ
Fixer timing à chaque point, gardien.ne du temps et timing total (moment de fin)
Gestion par tensions
Séance
Bilan, améliorations et célébration
Prendre un temps pour un bilan de fertilisation au début. Cela permet de relever les pistes d'amélioration en commun et de focaliser au bon endroit pour la suite de la séance. Intéressant pour penser la structure après!
Si on arrive à terminer par un temps du don, ce serait incroyable, sinon à prévoir sur l'automne!
Rôles, missions/tâches et périmètres d'autorité - Design de réunion structurelle
Contexte et besoin: Il n'est plus clair pour touxtes qui fait quoi et qui a autorité sur telles décisions. De plus, des décisions prises par un rôle ou un groupe sont parfois remises en question par des membres ou d'autres groupes.
Propositions:
- Clarifier les rôles, les missions/tâches et les périmètres d'autorités dont les Jardins ont besoin sur une page Wiki et synthétiquement sur un organigramme (proposition de page).
- Fixer une règle: "Qui décide s'implique" (sur le long terme).
Proposition Manon:
- faire une réunion de design structurelle et définir ensemble les attendus et périmètre d'autorité pour les rôles admin notamment.
Rôle demandes de fonds:
Fin 2024, puis 2025
- Que demande-t-on aux personnes employé.es? Cahier des charges, noter les heures, établir un storyboard, une personne référente
- définir les attendus dans un storyboard et évaluer le temps que ca prend
- définir le salaire pour ces tâches sur 2024 et (?) pour la suite
Storyboard 2025:
janv-fév: faire rapport d'activité
fév-mars: mettre à jour le dossier et les lettre de demandes et envoyer si encore des demandes 2025 à faire
sur l'année:
- répondre aux demandes des fondations en faisant les rapports demandés
- adapter des demandes de fonds spécifiques
Proposition de certaines règles
Séances structurelles
- proposer une règle de commencer nos séances générales par un temps structurel: création, modification, suppression d'un rôle ou d'une règle.
Tour d'information des groupes et rôles en séance
Contexte et besoin: avec 1 séance par mois et une meilleure répartition des décisions, il est parfois difficile d'avoir une vision globale sur l'avancée du projet pour les groupes/rôles dont on ne fait pas partie.
Proposition: lors des réunions générales, avant de prendre les points, on fait un tour d'information sur l'avancée dans les groupes et dans les rôles.
(Communication des absences)
Contexte et besoin: On ne sait parfois pas qui est absent.e quand (longues durées) et le rôle n'est parfois pas repris pendant les absences des personnes.
Proposition: avoir une page wiki sur laquelle on note nos dates d'absences (dès 2 semaines), ainsi que celle ou celui qui reprend nos rôles pendant notre absence (s'il y a besoin) et rappeler en séance ou sur Telegram notre absence quelques temps avant.
Discussion:
Décisions:
Missions:
Discussion:
Décisions:
Missions:
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