PV Jardin du 17 septembre 2024 Structurelle

Présences et rôles

Présent.e.s:

Excusé.e.s:

Rôles tournants: Facilitat.eur.rice (Manon et Lucie), scribe (PRENOM), gardien.ne des décisions (PRENOM), gardien.ne du temps (PRENOM), éventuellement gardien.ne du cœur (PRENOM)

Séance

Rappel des gestes

Bilan, améliorations et célébration (60') MANON

Prendre un temps pour un bilan de fertilisation au début. Cela permet de relever les pistes d'amélioration en commun et de focaliser au bon endroit pour la suite de la séance. Intéressant pour penser la structure après!

Si on arrive à terminer par un temps du don, ce serait incroyable, sinon à prévoir sur l'automne!

Rôles, missions/tâches et périmètres d'autorité - Design de réunion structurelle (90') MANON

Contexte et besoin: Il n'est plus clair pour touxtes qui fait quoi et qui a autorité sur telles décisions. De plus, des décisions prises par un rôle ou un groupe sont parfois remises en question par des membres ou d'autres groupes.

Propositions:

1. Clarifier les rôles, les missions/tâches et les périmètres d'autorités dont les Jardins ont besoin sur une page Wiki et synthétiquement sur un organigramme (proposition de page).
2. Fixer une règle: "Qui décide s'implique" (sur le long terme).

Description rôles admin (60')

- faire une réunion de design structurelle et définir ensemble les attendus et périmètre d'autorité pour les rôles admin notamment.

- faire valider compta

- faire demandes de fonds

- attribuer tâches qui restent

Rôle demandes de fonds: Facilitation par LUCIE

Fin 2024, puis 2025

demander à Noémie ce qui a été fait et ce qui est prévu pour 2024

qui veut s'investir dans un conseil de suivi de la personne employée? c'est ces personnes qui s'expriment. Proposition ou objection pour les autres

- Que demande-t-on aux personnes employé.es? Cahier des charges, noter les heures, établir un storyboard, une personne référente

- définir les attendus dans un storyboard et évaluer le temps que ca prend

- définir le salaire pour ces tâches sur 2024 et (?) pour la suite

Storyboard 2025:

janv-fév: faire rapport d'activité

fév-mars: mettre à jour le dossier et les lettre de demandes et envoyer si encore des demandes 2025 à faire

sur l'année:

- répondre aux demandes des fondations en faisant les rapports demandés

- adapter des demandes de fonds spécifiques

Proposition de certaines règles

Séances structurelles

- proposer une règle de commencer nos séances générales par un temps structurel: création, modification, suppression d'un rôle ou d'une règle.

Tour d'information des groupes et rôles en séance

Contexte et besoin: avec 1 séance par mois et une meilleure répartition des décisions, il est parfois difficile d'avoir une vision globale sur l'avancée du projet pour les groupes/rôles dont on ne fait pas partie.

Proposition: lors des réunions générales, avant de prendre les points, on fait un tour d'information sur l'avancée dans les groupes et dans les rôles.

(Communication des absences)

Contexte et besoin: On ne sait parfois pas qui est absent.e quand (longues durées) et le rôle n'est parfois pas repris pendant les absences des personnes.

Proposition: avoir une page wiki sur laquelle on note nos dates d'absences (dès 2 semaines), ainsi que celle ou celui qui reprend nos rôles pendant notre absence (s'il y a besoin) et rappeler en séance ou sur Telegram notre absence quelques temps avant.

Travail après séance (10')

- Manon crée une page sur le cloud pour bilan de fertilisation et note les projets

- Lucie met à jour la structure de base sur le wiki, dont: le texte de "Pôles d'action - Organisation 2024" (sur la page principale des Jardins)

- chaque personne fait des propositions de rôles sur la page dédiée

Matériel

- carton avec toutes bases (Lucie)

- petits postit (Lucie)

Clôture

Météo de clôture

Célébrer!!!

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Rappel de rôles précédents pour s'y référer si toujours d'actualité

Matériel:

• Foin, paille = Manu
• Compost, fumier = Manon et Noémie
• Outils = Noémie
• Bois et construction = Dod et Manu
• Semences = Noémie
• Palettes = Lucie