PV Jardin du 17 septembre 2024 Structurelle
Présences et rôles
Présent.e.s:
Excusé.e.s:
Rôles tournants: Facilitat.eur.rice (Manon et Lucie), scribe (PRENOM), gardien.ne des décisions (PRENOM), gardien.ne du temps (PRENOM), éventuellement gardien.ne du cœur (PRENOM)
Séance
Rappel des gestes
Météo intérieure
Bilan, améliorations et célébration (60') MANON
Prendre un temps pour un bilan de fertilisation au début. Cela permet de relever les pistes d'amélioration en commun et de focaliser au bon endroit pour la suite de la séance. Intéressant pour penser la structure après!
Si on arrive à terminer par un temps du don, ce serait incroyable, sinon à prévoir sur l'automne!
Pause (10')
Rôles, missions/tâches et périmètres d'autorité - Design de réunion structurelle (90') MANON
Contexte et besoin: Il n'est plus clair pour touxtes qui fait quoi et qui a autorité sur telles décisions. De plus, des décisions prises par un rôle ou un groupe sont parfois remises en question par des membres ou d'autres groupes.
Propositions:
- Clarifier les rôles, les missions/tâches et les périmètres d'autorités dont les Jardins ont besoin sur une page Wiki et synthétiquement sur un organigramme (proposition de page).
- Fixer une règle: "Qui décide s'implique" (sur le long terme).
Pause (15')
Description rôles admin (60')
- faire une réunion de design structurelle et définir ensemble les attendus et périmètre d'autorité pour les rôles admin notamment.
- faire valider compta
- faire demandes de fonds
- attribuer tâches qui restent
Rôle demandes de fonds: LUCIE
Fin 2024, puis 2025
demander à Noémie ce qui a été fait et ce qui est prévu pour 2024
qui veut s'investir dans un conseil de suivi de la personne employée? c'est ces personnes qui s'expriment. Proposition ou objection pour les autres
- Que demande-t-on aux personnes employé.es? Cahier des charges, noter les heures, établir un storyboard, une personne référente
- définir les attendus dans un storyboard et évaluer le temps que ca prend
- définir le salaire pour ces tâches sur 2024 et (?) pour la suite
Storyboard 2025:
janv-fév: faire rapport d'activité
fév-mars: mettre à jour le dossier et les lettre de demandes et envoyer si encore des demandes 2025 à faire
sur l'année:
- répondre aux demandes des fondations en faisant les rapports demandés
- adapter des demandes de fonds spécifiques
Proposition de certaines règles
Séances structurelles
- proposer une règle de commencer nos séances générales par un temps structurel: création, modification, suppression d'un rôle ou d'une règle.
Tour d'information des groupes et rôles en séance
Contexte et besoin: avec 1 séance par mois et une meilleure répartition des décisions, il est parfois difficile d'avoir une vision globale sur l'avancée du projet pour les groupes/rôles dont on ne fait pas partie.
Proposition: lors des réunions générales, avant de prendre les points, on fait un tour d'information sur l'avancée dans les groupes et dans les rôles.
(Communication des absences)
Contexte et besoin: On ne sait parfois pas qui est absent.e quand (longues durées) et le rôle n'est parfois pas repris pendant les absences des personnes.
Proposition: avoir une page wiki sur laquelle on note nos dates d'absences (dès 2 semaines), ainsi que celle ou celui qui reprend nos rôles pendant notre absence (s'il y a besoin) et rappeler en séance ou sur Telegram notre absence quelques temps avant.
Fixer un moment de célébration en fin d'année (10')
Travail après séance (10')
- Manon crée une page sur le cloud pour bilan de fertilisation et note les projets
- Lucie met à jour la structure de base sur le wiki
- chaque personne fait des propositions de rôles sur la page dédiée
Matériel
- carton avec toutes bases (Lucie)
- petits postit (Lucie)