PV Jardin du 17 septembre 2024 Structurelle

Présences et rôles

Présent.e.s: Manon, Manu, Michel, Florian, Simon et Lucie, puis Dod et Noémie, puis Célestin

Excusé.e.s:

Rôles tournants: Facilitat.eur.rice (Manon et Lucie), scribe (PRENOM), gardien.ne des décisions (PRENOM), gardien.ne du temps (PRENOM), éventuellement gardien.ne du cœur (PRENOM)

Séance

A. Bilan, améliorations et célébration (60') MANON

Prendre un temps pour un bilan de fertilisation au début. Cela permet de relever les pistes d'amélioration en commun et de focaliser au bon endroit pour la suite de la séance. Intéressant pour penser la structure après! Si on arrive à terminer par un temps du don, ce serait incroyable, sinon à prévoir sur l'automne!

Faits

Faits

Réalisés	Non réalisé
-Opération limaces -Maisonnette opérationnelle -Visites: espaces, classe Nat. -Partenariat service de la jeunesse (2x) -9 mars -Souper avec discussion en août (fête des Jardins) Événements: ateliers compost, Luna, afterwork Fini la serre Article Tourbillon Journée hors cadre ???	-Spirale aromatique -Peinture cabane à outils -Peu augmenté nos membres -Pas de transformation
Chiffres clés	Planifiés
-Nombre de plantons plantés: ???? -Nombre de permanences: ???? -4 chantiers participatifs	-Poêle maisonnette -Permis de construire: étang, espace de rangements -Panneaux -Plantation canopée 20 octobre COMPLETER

B. Rôles, missions/tâches et périmètres d'autorité - Design de réunion structurelle (90') MANON

Contexte et besoin: Il n'est plus clair pour touxtes qui fait quoi et qui a autorité sur telles décisions. De plus, des décisions prises par un rôle ou un groupe sont parfois remises en question par des membres ou d'autres groupes.

Théorie: on va touxtes dans la même direction (intentions). On peut fonctionner touxtes ensemble dans le cercle général (appelé cercle d'ancrage) ou faire des sous-cercles.

Propositions:

1. Clarifier les rôles, les missions/tâches et les périmètres d'autorités dont les Jardins ont besoin sur une page Wiki et synthétiquement sur un organigramme (proposition de page).
   1. cmm ext
   2. comm presse lb et fc
   3. panneaux lb et cj
   4. màj site lb et cj
   5. infolettre lb et cj
   6. comm rée^seaux soc lb et cj
   7. retour événements lb
   9. comm int
      1. archives lb
      2. outils de suivi int Yvan
   10. gpd lb et ms
   11. vivre ensemble
   12. Orga d'événements: lb
   13. Cours, formations: Silke (compost), Célestin, Noémie, Lucie et Manon
   14. veiller inclu lb
   15. Accueil de groupe: Manu, Manon, Michel (Jocker),
   16. Voisinage: Florian
   17. admin
   18. lecture et rep mails ms
   19. recherche de fonds nn
   20. compta ms
   21. rapport d'a nn
   23. Maisonnette: Lucie (remplaçant.e: )
   24. Liens SBL:
       1. Maisonnette: Lucie
       2. Reste: Manon
   25. Service EV: Noémie, Silke et Manon
   26. AG: Lucie et Michel
   27. Membres (accueil, gestion, etc.): ???????????
   28. Jardins:
       1. Permanences lundi 9h-11h et ???: Michel et Manu, simon
       2. Compost:
       3. Plantons:
       4. Graines:
       5. Intrants:
       6. Organiser les chantiers: sr
   29. Jardin forêt: pilotage par Florian (pour fin 2024 en tout cas)
   30. Budget étang: Michel
   31. Étang (plantes): Michel et Florian
2. Fixer une règle: "Qui décide s'implique" (sur le long terme).

Discussions:

• Difficile de prévoir le budget pour les demandes de fonds si on ne sait pas comment on s'implique où?
• Grainothèque: tout se fait démonter par les limaces. Dod aura besoin d'aide...

Commandes de plantons à Rollier: max fin janvier.

Missions:

• Chaque pilote note les raisons d'être, les missions et les périmètres d'autorité de son rôle d'ici au 01.10 (proche séance générale): Organigramme, rôles, missions, périmètres d'autorité et règles des Jardins#Règles des Jardins
• Florian et Noémie se coordonnent pour organiser le pilotage du Jardin-forêt
• Lucie met à jour le PV

Description rôles admin (60')

- rapports d'activités

- recherches de fonds

Tâches admin vacantes:

- Rôle secrétariat: (50.-/mois pour 2025)

• gestion du courrier
• changer l'adresse
• lien à la CCNC
• assurances et banques
• faire le contrat de travail (référent de Noémie)
• permis de construire

- Rôle comptabilité: (50.-/mois pour 2025)

• rembourser les dépenses
• tenir a jour le suivi des entrées et sorties
• faire le bilan à la fin de l'année
• faire un pointage à mi année sur les dépenses
• remplir la déclaration d'impot

- Rôle demandes de fonds:

Fait

   • Rédaction du rapport d’activité 2023 axe cohésion sociale et biodiversité

   • Rédaction d’un bref rapport financier 2023

   • Rédaction de lettre type pour rapport d’activité

   • Envoie des rapports aux fondations concernées

   • Rédaction de lettre type pour la demande de fonds 2025

En cours

   • Rédaction du dossier de présentation 2025

   • Recherches de fondations pour la demande de fonds 2025

   • Elaboration du budget 2025

   • Recherches de fondations pour la demande de fonds 2025

   • Rappartrier les 6000 CHF de la loterie romande obtenus en 2023 pour Manifestation et aménagement

Storyboard pour fin 2024

   • Finalisation du budget évolutif 2025

   • Finalisation et envoi des demandes de fonds spécifique 2025 (budget 2025, dossier de présentations et rapports d’activités ev. Financier)

   • Tenir à jour un document de suivit des demandes de fonds

   • Tenir à jour les budget évolutifs en lien avec la compta et être un courant de la situation

   • Répondre aux solicitations des fondations

   • Faire un classeur recherches de fonds avec archivage des demandes

-> pour budget 2025, Noémie peut mobiliser Manon.

Rôle demandes de fonds: Facilitation par LUCIE

Fin 2024, puis 2025

demander à Noémie ce qui a été fait et ce qui est prévu pour 2024

qui veut s'investir dans un conseil de suivi de la personne employée? c'est ces personnes qui s'expriment. Proposition ou objection pour les autres

- Que demande-t-on aux personnes employé.es? Cahier des charges, noter les heures, établir un storyboard, une personne référente

- définir les attendus dans un storyboard et évaluer le temps que ca prend

- définir le salaire pour ces tâches sur 2024 et (?) pour la suite

Storyboard 2025:

janv-fév: faire rapport d'activité

fév-mars: mettre à jour le dossier et les lettre de demandes et envoyer si encore des demandes 2025 à faire

sur l'année:

- répondre aux demandes des fondations en faisant les rapports demandés

- adapter des demandes de fonds spécifiques

Proposition de certaines règles

Séances structurelles

- proposer une règle de commencer nos séances générales par un temps structurel: création, modification, suppression d'un rôle ou d'une règle.

décision: ok pour tout le monde

Tour d'information des groupes et rôles en séance

Contexte et besoin: avec 1 séance par mois et une meilleure répartition des décisions, il est parfois difficile d'avoir une vision globale sur l'avancée du projet pour les groupes/rôles dont on ne fait pas partie.

Proposition: lors des réunions générales, avant de prendre les points, on fait un tour d'information sur l'avancée dans les groupes et dans les rôles.

décision: ok pour tout le monde

Communication des absences

Contexte et besoin: On ne sait parfois pas qui est absent.e quand (longues durées) et le rôle n'est parfois pas repris pendant les absences des personnes.

Décision: On met sur le groupe telegram quand on est pas là pour informer

Travail après séance (10')

- Manon crée une page sur le cloud pour bilan de fertilisation et note les projets

- Lucie met à jour la structure de base sur le wiki, dont: le texte de "Pôles d'action - Organisation 2024" (sur la page principale des Jardins)

- chaque personne fait des propositions de rôles sur la page dédiée

Matériel

- carton avec toutes bases (Lucie)

- petits postit (Lucie)

Clôture

Météo de clôture

Célébrer!!!

-

-

Missions

-Lucie: vérifier si Heidi est inscrite.

- Lucie regarde avec Arte pour membres et gestion des membres

Rappel de rôles précédents pour s'y référer si toujours d'actualité

Matériel:

• Foin, paille = Manu
• Compost, fumier = Manon et Noémie
• Outils = Noémie
• Bois et construction = Dod et Manu
• Semences = Noémie
• Palettes = Lucie