Organigramme, rôles, missions, périmètres d'autorité et règles des Jardins

Cette page vise à expliciter le fonctionnement structurel des Jardins du Mycélium.

Organigramme

Essai Organigramme Jardins

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Rôles, missions et périmètres d'autorité

Vocabulaire associé

• Décision par consensus: tout le monde dit oui
• Décision par consentement: tout le monde peut vivre avec (pas d'objection)
• Décision par sollicitation d'avis: je vais demander leur avis aux autres, puis je décide en tenant compte de ces avis comme cela me semble nécessaire.

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ACCUEILLIR LE JARDIN - Vivre ensemble

Rôle Organisation d'événements

Raison d'être: coordonner, voire proposer et organiser des événements (ateliers, formations, visites, etc.), aux Jardins du Mycélium ou liés aux Jardins.

Missions attendues:

• Coordonner les événements
• S'organiser avec le rôle de communication externe pour la communication autour de ces événements. Au minimum pour une parution dans les infolettres et sur le Site Internet des Jardins (voire sur Facebook).
• Selon énergie: chercher des personnes pour proposer des événements, gérer ou non les inscriptions, gérer ou non l'accueil de l'animateurice sur place, etc.

Périmètres d'autorité:

• Décision des événements qui entrent dans le programme.
• Décision sur la manière de s'organiser avec les animateurices (qui, entre le rôle ou l'animateurice, gère la communication plus spécifique, les textes de présentation, les inscriptions, etc. et comment est organisée la rétribution).

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Lucie

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Rôle Cours, formations

Raison d'être:

Missions attendues:

Périmètres d'autorité:

Personnes énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Silke (compost), Célestin, Noémie, Lucie et Manon

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Rôle Inclusivité

(ancien nom: Lisibilité, signalétique et accessibilité-utilisabilité)

Raison d'être: adaptation des accès et des activités afin de favoriser la participation des personnes avec handicap (mobilité réduite, malvoyance, etc.) ou d'autres populations subissant un retrait/des difficultés de participation.

Missions attendues:

• Veiller à ce que les projets tiennent compte des spécificités de chacun.e, par une mise à disposition d'un document de référence et par l'expertise de la personne qui énergise le rôle - Rôle d'experte
• Être à disposition des personnes en situation de handicap ou d'autres personnes subissant des difficultés de participation, pour adapter au besoin les activités (jardinage, participation aux séances, etc.)

Périmètres d'autorité

• Possibilité de participer aux prises de décision des rôles et cercles lorsque les sujets et projets abordés concernent la thématique de ce rôle, avec droit d'objection.

Personne énergisant le rôle (mise à jour au ????? ) :

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Lucie

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Rôle Accueil de groupes

Raison d'être:

Missions attendues:

Périmètres d'autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Manu, Manon, Michel (Jocker)

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Rôle Voisinage

Raison d'être:

Missions attendues:

Périmètres d'autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Florian

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SURVIVRE LE JARDIN - Administratif

Rôle Gestion des mails

Raison d'être:

Missions attendues:

Périmètres d'autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Manon

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Rôle Comptabilité

Raison d'être:

Missions attendues:

• rembourser les dépenses
• tenir a jour le suivi des entrées et sorties
• faire le bilan à la fin de l'année
• faire un pointage à mi année sur les dépenses
• remplir la déclaration d'impôts
• Organiser la vérification des comptes? (proposé par Lucie)

Périmètres d'autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Manon (défraiement de 50.- CHF/mois dès 2025)

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Rôle Demandes de fonds

Raison d'être: Faire les demandes de contributions aux différentes fondations et aux organismes de soutien prêt. e. s à soutenir notre projet.

Missions attendues:

• Gestion, suivit et rédaction des demandes de fonds

   • Correspondance avec les fondations

   • Participation aux séances en lien avec les demandes de fonds

   • Tenir à jour un fichier de suivit des demandes

   • Élaboration d’un budget annuel

Périmètres d'autorité:

  • Choix des fondations et organismes à contacter

   • Contenu et forme du rapport d’activité (mise en page, photographie, programme utilisé, etc.)

   • Contenu et forme du dossier de recherches de fonds (mise en page, photographie, programme utilisé, etc.)

   • Gestion du calendrier des demandes de fonds

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Noémie (salaire de 500.- CHF/mois ; continuité de 2024, pour 2025)

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Rôle Secrétariat

Raison d'être:

Missions attendues:

• gestion du courrier
• changer l'adresse (ENTRAIDE)
• lien à la CCNC (et charge salariale)
• assurances et banques (NB: assurance = 4h/semaine, non nominatif)
• faire le contrat de travail (référent de la/les personne/s engagée/s)
• Suivi du travail de la/les personne/s engagée/s
• Administratif du permis de construire (NB: 1 formulaire au lancement et 1 quand les travaux sont finis)

Périmètres d'autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Célestin (défraiement de 50.- CHF/mois dès 2025)

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Rôle Budget

Raison d'être:

Missions attendues:

Périmètres d'autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Noémie (général, donc pilote? (à valider par Noémie)), Manon (pour faire le point avec Noémie), Michel (étang), Lucie (panneaux).

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Rôle Maisonnette

Raison d'être: veiller au bon fonctionnement et bon entretien de la maisonnette entre les divers utilisateurices.

Missions attendues:

• Être le contact avec la ville et les autres parties prenantes externes concernant la maisonnette
• Veiller au respect des conditions d'utilisation et de réservations de la maisonnette
• Veiller à la distribution des clés (en garder une liste)
• Veiller au matériel (et rajouter le matériel consommable quand il en manque)

Périmètres d'autorité:

• Gérer les communications externes pour la maisonnette
• Décider qui a les clés (sur sollicitation des membres en réunion générale des jardins si pour une personne externe aux Jardins) et les remettre après signature des conditions d'utilisation de la maisonnette.
• Gérer le matériel (trouver ce qui manque, débarrasser ce qui est en trop, etc.). Les membres des jardins demandent à Lucie pour amener du grand matériel / un grand nombre de petits matériels.

Personnes énergisant le rôle (mise à jour au 31.08.24) :

-Pilote: Lucie

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Rôle Liens Service du bâtiment et du logement (SBL)

Raison d'être:

Missions attendues:

Périmètres d'autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Manon (et Lucie pour la maisonnette)

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Rôle Liens Service des Espaces Verts (EV)

Raison d'être:

Missions attendues:

Périmètres d'autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Noémie, Silke et Manon

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Rôle Organisation Assemblée Générale (AG)

Raison d'être: organiser l'assemblée générale (1x/an), voire les assemblées générales extraordinaires (selon besoins).

Missions attendues:

• Fixer une date, un lieu et une heure
• Préparer l'ordre du jour (ODJ)
• Inviter les membres à l'AG, leur transmettre l'ODJ et leur demander de transmettre leurs points (dont propositions de modifications de statuts)
• Veiller à la présence des membres du comité
• Préparer le lieu

Périmètres d'autorité:

• Fixer la date et le lieu

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Lucie et Michel

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Rôle Gestion des membres

Raison d'être:

Missions attendues:

Périmètres d'autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Artemisia OU Heidi?

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Rôle Communication externe

Raison d'être:

• Communiquer les événements et besoins des Jardins du Mycélium vers l'extérieur
• Mettre en place et entretenir les panneaux de communication externe (voire interne au besoin) sur le terrain des Jardins du Mycélium.

Missions attendues:

• Envoyer l'infolettre (1x/mois, sauf si pas d'éléments à communiquer) (Lucie et Célestin)
• Communiquer sur les réseaux sociaux, au minimum les événements (Lucie et Célestin)
• Mettre à jour la communication sur le site Internet des Jardins (Lucie et Célestin)
• Faire des communiqués de presse quand c'est pertinent (contact médias) (Lucie et Florian)
• Gestion des outils informatiques de suivi externes: Yvan QUI FAIT LE LIEN AVEC YVAN???
• Panneaux (Lucie et Célestin):
  • Prévoir les textes et le design des panneaux (en tenant compte des critères de lisibilité et de signalétique pour les personnes malvoyantes)
  • Les faire imprimer ou les créer
  • Les installer aux Jardins
  • Les entretenir

Périmètres d'autorité:

• Décider des communications externes (si elles touchent un autre rôle ou groupe: sur sollicitation d'avis)
• Pour les panneaux:
  • Décider des textes, sur sollicitation d'avis en séance générale ou après des rôles concernés (ex: pilote mandala pour le panneau qui décrit le mandala).
  • Décider les matériaux utilisés pour les panneaux, après sollicitation d'avis en séance générale
  • Décider de l'emplacement des panneaux (quand panneaux à un endroit qui pourrait concerner d'autres rôles: en décision par consentement avec ces rôles).

Personnes énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.24) : co-pilotes: Lucie et Célestin. Florian aussi pour contacts médias.

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Rôle Communication interne

Raison d'être: communiquer à l'interne entre les membres et garder une mémoire de ce qui se passe.

Missions attendues:

• Regrouper les photos, vidéos sur le Cloud
• Noter les événements qui ont eu lieu (ou qui ont été annulés) ainsi que quelques informations dessus
• Gérer les outils informatiques internes (cloud, etc.) (Yvan)

Périmètres d'autorité:

• Décider des photos, vidéos et informations à garder ou non.

NB: la mémoire des séances se fait par le rôle tournant de scribe.

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Lucie, Manon (GP) (et Yvan)

1. Archives/mémoire (photos, vidéo, etc.): Lucie
2. Outils de suivi internes: Yvan QUI FAIT LE LIEN AVEC YVAN???
3. Retour sur les événements: Lucie + ENTRAIDE

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Rôle Gouvernance partagée distribuée (GPD) et lien au Réseau Mycélium

Raison d'être: (1 - GPD) favoriser les conditions qui permettent l'intelligence collective dans le groupe, en veillant aux adaptations et au suivi des cadres intentionnel et d'équipe et en apportant des outils de gouvernance partagée distribuée. (2 - Liens au Réseau Mycélium) ????????

Missions attendues:

• Préparer et mener les processus qui permettent la réactualisation du groupe, tant au niveau de son organisation que de sa structure.
• Être disponible pour la gestion de conflits à l'interne et organiser une gestion externe au besoin.
• Veiller à l'application de la gouvernance partagée distribuée, dont: intelligence collective et répartition du pouvoir de manière équitable.

Périmètres d'autorité:

• Choix des processus pour permettre la réactualisation du groupe
• Choix des processus de gestion de conflits, dont décision d'une intervention externe au besoin.

Personnes énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024): Manon et Lucie

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VIVRE LE JARDIN - à définir plus précisément en séance design

Pour l'instant, selon séance Structurelle du 17.09.24:

1. Vivre le Jardin: !!! Partie à réorganiser plus finement en séance. Besoins: aide sur la grainothèque avec Dod et plus d'informations pour que Noémie puisse faire le budget!!! Affaire à suivre le mardi 12.11 en séance design...
   1. Permanences
      1. Lundi 9h-11h : Michel et Manu
      2. Un horaire de perma en particulier? Ou gère toutes les perma???: Simon (à préciser avec lui)
   2. Organisation des chantiers: Simon
   3. Design Jardin forêt: pilotage par Florian (pour fin 2024 en tout cas) et Noémie
   4. Design des Jardins: Manu
      1. "U": Manon
      2. Autres à définir?
   5. Plantons et graines: POSTE VACANT
   6. Planter: Manu et Dod
   7. Récolter: Manu et Dod
   8. Tonte/entretien: Manu
   9. Construction (étang, espaces de rangements, spirale): Simon et Manu
      1. Choix des plantes de l'étang: Michel et Florian
   10. Entretien du jardin (arrosage, etc.): Manu
   11. Gestion des outils (achats et réparations): Dod et Manu
   12. Intrants:
       1. Fumier: Simon
       2. Autres à définir?
   13. Compost: Silke?

Règles des Jardins

La Charte du Réseau, celle des Jardins, celle des outils et celle de la maisonnette. En plus:

• Séances générales: elles comportent un moment sur la structure et un moment sur le suivi des projets.
• Les absences sont communiquées sur le groupe Telegram.