PV Jardin du 17 septembre 2024 Structurelle

Présences et rôles

Présent.e.s: Manon, Manu, Michel, Florian, Simon et Lucie, puis Dod et Noémie, puis Célestin

Excusé.e.s: Silke, Heidi

Rôles tournants: Facilitat.eur.rice (Manon et Lucie), scribe (Lucie)

Séance

A. Bilan, améliorations et célébration

Prendre un temps pour un bilan de fertilisation au début. Cela permet de relever les pistes d'amélioration en commun et de focaliser au bon endroit pour la suite de la séance. Intéressant pour penser la structure après! Si on arrive à terminer par un temps du don, ce serait incroyable, sinon à prévoir sur l'automne!

Faits

Réalisés	Non réalisé
-Opération limaces -Maisonnette opérationnelle -Visites: Espace, classe Nat. -Partenariat service de la jeunesse (2x) -9 mars -Souper avec discussion en août (fête des Jardins) -Événements: ateliers compost, Luna, Afterwork Muzoo -Fini la serre -Article Tourbillon -Journées hors cadre -Liens Espaces Verts	-Spirale aromatique -Peinture cabane à outils -Peu augmenté nos membres -Pas de transformation
Chiffres clés	Planifiés
-Nombre de plantons plantés: ???? A COMPLÉTER ??? -Nombre de permanences: ???? A COMPLÉTER ??? -4 chantiers participatifs	-Poêle maisonnette -Permis de construire: étang, espaces de rangements -Panneaux -Plantation canopée 20 octobre -Démarcation des "U"

B. Rôles, missions/tâches et périmètres d'autorité - Design de réunion structurelle (90') MANON

Contexte et besoin: Il n'est plus clair pour touxtes qui fait quoi et qui a autorité sur telles décisions. De plus, des décisions prises par un rôle ou un groupe sont parfois remises en question par des membres ou d'autres groupes.

Théorie: on va touxtes dans la même direction (intentions). On peut fonctionner touxtes ensemble dans le cercle général (appelé cercle d'ancrage) ou faire des sous-cercles.

Propositions:

1. Clarifier les rôles, les missions/tâches et les périmètres d'autorités dont les Jardins ont besoin sur une page Wiki et synthétiquement sur un organigramme (proposition de page).
   1. Accueillir le Jardin - Vivre ensemble
      1. Organisation d'événements: Lucie
      2. Cours, formations: Silke (compost), Célestin, Noémie, Lucie et Manon
      3. Inclusivité: Lucie
      4. Accueil de groupes: Manu, Manon, Michel (Jocker),
      5. Voisinage: Florian
   2. Survivre le Jardin - Administratif (soulignés: rôles financés ET regroupements thématiques)
      1. Gestion des mails: Manon
      2. Comptabilité (dont déclaration d'impôts ; cf. description ci-dessous) : Manon (défraiement de 50.- CHF/mois dès 2025)
      3. Demandes de fonds: Noémie (salaire de 500.- CHF/mois ; continuité de 2024, pour 2025)
         1. Recherche de fonds
         2. Rapports d'activité
      4. Secrétariat: Célestin (défraiement de 50.- CHF/mois dès 2025)
         1. Référent.e pour la personne salariée:
            1. Caisse de compensation et charge salariale
            2. Contrat de travail
            3. Suivi du travail (heures de travail, etc.)
            4. Assurance et banque (NB: assurance = 4h/semaine, non nominatif)
            5. Administratif du permis de construire (NB: 1 formulaire au lancement et 1 quand les travaux sont finis)
         2. Gestion du courrier (et changement d'adresse) + ENTRAIDE
      5. Budget:
         1. Général: Noémie (point avec Manon)
         2. Étang: Michel
         3. Panneaux: Lucie
      6. Maisonnette: Lucie (remplaçant.e: PAS ENCORE DÉFINI)
      7. Liens Service du bâtiment et du logement (SBL): Manon (et Lucie pour la maisonnette)
      8. Service des Espaces Verts (EV): Noémie, Silke et Manon
      9. Assemblée Générale (AG): Lucie et Michel
      10. Membres (accueil, gestion, etc.): Artemisia OU Heidi?
      11. Communication externe
          1. Contacts médias / communiqués de presse: Lucie et Florian
          2. Panneaux: Lucie et Célestin
          3. Mise à jour du site Internet: Lucie et Célestin
          4. Infolettre: Lucie et Célestin
          5. Communication réseaux sociaux: Lucie et Célestin
          6. Gestion des outils informatiques de suivi externes: Yvan QUI FAIT LE LIEN AVEC YVAN???
      12. Communication interne
          1. Archives/mémoire (photos, vidéo, etc.): Lucie
          2. Outils de suivi internes: Yvan QUI FAIT LE LIEN AVEC YVAN???
          3. Retour sur les événements: Lucie + ENTRAIDE
      13. Gouvernance partagée distribuée : Manon et Lucie
   3. Vivre le Jardin: !!! Partie à réorganiser plus finement en séance. Besoins: aide sur la grainothèque avec Dod et plus d'informations pour que Noémie puisse faire le budget!!! Affaire à suivre le mardi 12.11 en séance design...
      1. Permanences
         1. Lundi 9h-11h : Michel et Manu
         2. Un horaire de perma en particulier? Ou gère toutes les perma???: Simon (à préciser avec lui)
      2. Organisation des chantiers: Simon
      3. Design Jardin forêt: pilotage par Florian (pour fin 2024 en tout cas) et Noémie
      4. Design des Jardins: Manu
         1. "U": Manon
         2. Autres à définir?
      5. Plantons et graines: POSTE VACANT
      6. Planter: Manu et Dod
      7. Récolter: Manu et Dod
      8. Tonte/entretien: Manu
      9. Construction (étang, espaces de rangements, spirale): Simon et Manu
         1. Choix des plantes de l'étang: Michel et Florian
      10. Entretien du jardin (arrosage, etc.): Manu
      11. Gestion des outils (achats et réparations): Dod et Manu
      12. Intrants:
          1. Fumier: Simon
          2. Autres à définir?
      13. Compost: Silke?

NB: délais: Commandes de plantons à Rollier: max fin janvier.

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Description rôles admin

- Rôle secrétariat: (50.-/mois pour 2025)

• gestion du courrier
• changer l'adresse
• lien à la CCNC
• assurances et banques
• faire le contrat de travail (référent de Noémie)
• permis de construire

Décision: Célestin prend ce rôle

- Rôle comptabilité: (50.-/mois pour 2025)

• rembourser les dépenses
• tenir a jour le suivi des entrées et sorties
• faire le bilan à la fin de l'année
• faire un pointage à mi année sur les dépenses
• remplir la déclaration d'impôts
• Organiser la vérification des comptes (rajouté par Lucie)

Manon tient ce rôle

- Rôle demandes de fonds:

• Fait en 2024
  • Rédaction du rapport d’activité 2023 axe cohésion sociale et biodiversité
  • Rédaction d’un bref rapport financier 2023
  • Rédaction de lettre type pour rapport d’activité
  • Envoie des rapports aux fondations concernées
  • Rédaction de lettre type pour la demande de fonds 2025
• En cours (septembre 2024)
  • Rédaction du dossier de présentation 2025
  • Recherches de fondations pour la demande de fonds 2025
  • Élaboration du budget 2025
  • Recherches de fondations pour la demande de fonds 2025
  • Rapatrier les 6000 CHF de la loterie romande obtenus en 2023 pour Manifestation et aménagement
• Storyboard pour fin 2024:
  • Finalisation du budget évolutif 2025
  • Finalisation et envoi des demandes de fonds spécifique 2025 (budget 2025, dossier de présentations et rapports d’activités ev. Financier)
  • Tenir à jour un document de suivit des demandes de fonds
  • Tenir à jour les budget évolutifs en lien avec la compta et être un courant de la situation
  • Répondre aux solicitations des fondations
  • Faire un classeur recherches de fonds avec archivage des demandes

Pour budget 2025, Noémie peut mobiliser Manon.

Storyboard 2025:

• janv-fév: faire rapport d'activité
• fév-mars: mettre à jour le dossier et les lettre de demandes et envoyer si encore des demandes 2025 à faire
• sur l'année:
  • répondre aux demandes des fondations en faisant les rapports demandés
  • adapter des demandes de fonds spécifiques

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Proposition de certaines règles

Séances structurelles

- proposer une règle de commencer nos séances générales par un temps structurel: création, modification, suppression d'un rôle ou d'une règle.

Décision: ok pour tout le monde

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Tour d'information des groupes et rôles en séance

Contexte et besoin: avec 1 séance par mois et une meilleure répartition des décisions, il est parfois difficile d'avoir une vision globale sur l'avancée du projet pour les groupes/rôles dont on ne fait pas partie.

Proposition: lors des réunions générales, avant de prendre les points, on fait un tour d'information sur l'avancée dans les groupes et dans les rôles.

Décision: ok pour tout le monde

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Communication des absences

Contexte et besoin: On ne sait parfois pas qui est absent.e quand (longues durées) et le rôle n'est parfois pas repris pendant les absences des personnes.

Décision: on informe sur le groupe Telegram quand on n'est pas là.

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Fixer un moment de célébration en fin d'année (10')

Jeudi 14 novembre à 19h aux Maillards. Départ à 18h depuis le lycée pour celleux qui vont à pieds. Noémie organise un sondage puis fait la réservation.

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Missions

• Lucie: vérifier si Heidi est inscrite comme membre (en cours)

• Lucie regarde avec Arte pour membres et gestion des membres (en cours)

• Chaque pilote note les raisons d'être, les missions et les périmètres d'autorité de son rôle d'ici au 01.10 (prochaine séance générale): Organigramme, rôles, missions, périmètres d'autorité et règles des Jardins#Règles des Jardins
• Florian et Noémie se coordonnent pour organiser le pilotage du Jardin-forêt
• Prochaine séance Design: Mardi 12 novembre 2024 - 17h
• Lucie met à jour le PV (fait le 18.09)
• Manon crée une page sur le cloud pour bilan de fertilisation et note les projets
• Lucie met à jour la structure de base sur le wiki, dont: le texte de "Pôles d'action - Organisation 2024" (sur la page principale des Jardins)