PV Jardin du 17 septembre 2024 Structurelle

De Wikicelium

Présences et rôles

Présent.e.s: Manon, Manu, Michel, Florian, Simon et Lucie, puis Dod et Noémie, puis Célestin

Excusé.e.s: Silke, Heidi

Rôles tournants: Facilitat.eur.rice (Manon et Lucie), scribe (Lucie)

Séance

A. Bilan, améliorations et célébration (60') MANON

Prendre un temps pour un bilan de fertilisation au début. Cela permet de relever les pistes d'amélioration en commun et de focaliser au bon endroit pour la suite de la séance. Intéressant pour penser la structure après! Si on arrive à terminer par un temps du don, ce serait incroyable, sinon à prévoir sur l'automne!

Faits
Réalisés Non réalisé
-Opération limaces

-Maisonnette opérationnelle

-Visites: Espace, classe Nat.

-Partenariat service de la jeunesse (2x)

-9 mars

-Souper avec discussion en août (fête des Jardins)

-Événements: ateliers compost, Luna, Afterwork Muzoo

-Fini la serre

-Article Tourbillon

-Journées hors cadre

-Liens Espaces Verts

-Spirale aromatique

-Peinture cabane à outils

-Peu augmenté nos membres

-Pas de transformation

Chiffres clés Planifiés
-Nombre de plantons plantés: ????

-Nombre de permanences: ????

-4 chantiers participatifs

-Poêle maisonnette

-Permis de construire: étang, espaces de rangements

-Panneaux

-Plantation canopée 20 octobre

-Démarcation des "U"

Pause (10')

B. Rôles, missions/tâches et périmètres d'autorité - Design de réunion structurelle (90') MANON

Contexte et besoin: Il n'est plus clair pour touxtes qui fait quoi et qui a autorité sur telles décisions. De plus, des décisions prises par un rôle ou un groupe sont parfois remises en question par des membres ou d'autres groupes.

Théorie: on va touxtes dans la même direction (intentions). On peut fonctionner touxtes ensemble dans le cercle général (appelé cercle d'ancrage) ou faire des sous-cercles.

Propositions:

  1. Clarifier les rôles, les missions/tâches et les périmètres d'autorités dont les Jardins ont besoin sur une page Wiki et synthétiquement sur un organigramme (proposition de page).
    1. Communication externe
      1. Contacts médias / communiqués de presse: Lucie et Florian
      2. Panneaux: Lucie et Célestin
      3. Mise à jour du site Internet: Lucie et Célestin
      4. Infolettre: Lucie et Célestin
      5. Communication réseaux sociaux: Lucie et Célestin
      6. Retour sur les événements: Lucie + ENTRAIDE
      7. Gestion des outils informatiques de suivi externes: Yvan
    2. Communication interne
      1. Archives/mémoire (photos, vidéo, etc.): Lucie
      2. Outils de suivi internes: Yvan
      3. Gouvernance partagée distribuée : Manon et Lucie
    3. Vivre ensemble
      1. Organisation d'événements: Lucie
      2. Cours, formations: Silke (compost), Célestin, Noémie, Lucie et Manon
      3. Inclusivité: Lucie
      4. Accueil de groupes: Manu, Manon, Michel (Jocker),
      5. Voisinage: Florian
    4. Administratif
      1. Lecture et réponse aux mails: Manon
      2. Déclaration d'impôts: Manon
      3. Comptabilité: Manon (défraiement de 50.- CHF/mois dès 2025)
      4. Recherche de fonds: Noémie
      5. Rapports d'activité: Noémie (salaire de 500.- CHF/mois ; continuité de 2024, pour 2025)
      6. Secrétariat: Célestin (défraiement de 50.- CHF/mois dès 2025)
        1. Référent.e pour la personne salariée:
          1. Caisse de compensation et charge salariale
          2. Contrat de travail
          3. Suivi du travail (heures de travail, etc.)
          4. Assurance et banque (NB: assurance = 4h/semaine, non nominatif)
        2. Administratif du permis de construire (NB: 1 formulaire au lancement et 1 quand les travaux sont finis)
        3. Gestion du courrier (et changement d'adresse) + ENTRAIDE
      7. Budget:
        1. Général: Noémie (point avec Manon)
        2. Étang: Michel
        3. Panneaux: Lucie
      8. Maisonnette: Lucie (remplaçant.e: PAS ENCORE DÉFINI)
      9. Liens Service du bâtiment et du logement (SBL):
        1. Maisonnette: Lucie
        2. Reste: Manon
      10. Service des Espaces Verts (EV): Noémie, Silke et Manon
      11. Assemblée Générale (AG): Lucie et Michel
      12. Membres (accueil, gestion, etc.): Artemisia OU Heidi??? Lucie les contacte
    5. Jardins: !!! Partie à réorganiser plus finement en séance. Besoins: aide sur la grainothèque avec Dod et plus d'informations pour que Noémie puisse faire le budget!!! Affaire à suivre le mardi 12.11 en séance design...
      1. Permanences
        1. Lundi 9h-11h : Michel et Manu
        2. ???: Simon ???? (à préciser avec lui)
      2. Organisation des chantiers: Simon
      3. Design Jardin forêt: pilotage par Florian (pour fin 2024 en tout cas)
      4. Design des Jardins: Manu et ??? J'ARRIVE PAS à LIRE?????
      5. Plantons et graines:  ??? J'ARRIVE PAS à LIRE?????
      6. Planter: Manu et Dod
      7. Récolter: Manu et Dod
      8. Tonte/entretien: Manu
      9. Construction (étang, espaces de rangements, spirale): Simon
        1. Choix des plantes de l'étang: Michel et Florian
      10. Entretien du jardin (arrosage, etc.): Manu
      11. Gestion des outils (achats et réparations): Dod et ?????? NOM ILLISIBLE???
      12. Intrants:  ??? J'ARRIVE PAS à LIRE?????
      13. Compost: Silke



!Délais: Commandes de plantons à Rollier: max fin janvier. !

Missions:

Pause (15')

Description rôles admin (60')

- rapports d'activités

- recherches de fonds

Tâches admin vacantes:

- Rôle secrétariat: (50.-/mois pour 2025)

  • gestion du courrier
  • changer l'adresse
  • lien à la CCNC
  • assurances et banques
  • faire le contrat de travail (référent de Noémie)
  • permis de construire

- Rôle comptabilité: (50.-/mois pour 2025)

  • rembourser les dépenses
  • tenir a jour le suivi des entrées et sorties
  • faire le bilan à la fin de l'année
  • faire un pointage à mi année sur les dépenses
  • remplir la déclaration d'impot

- Rôle demandes de fonds:

Fait

   • Rédaction du rapport d’activité 2023 axe cohésion sociale et biodiversité

   • Rédaction d’un bref rapport financier 2023

   • Rédaction de lettre type pour rapport d’activité

   • Envoie des rapports aux fondations concernées

   • Rédaction de lettre type pour la demande de fonds 2025

En cours

   • Rédaction du dossier de présentation 2025

   • Recherches de fondations pour la demande de fonds 2025

   • Elaboration du budget 2025

   • Recherches de fondations pour la demande de fonds 2025

   • Rappartrier les 6000 CHF de la loterie romande obtenus en 2023 pour Manifestation et aménagement

Storyboard pour fin 2024

   • Finalisation du budget évolutif 2025

   • Finalisation et envoi des demandes de fonds spécifique 2025 (budget 2025, dossier de présentations et rapports d’activités ev. Financier)

   • Tenir à jour un document de suivit des demandes de fonds

   • Tenir à jour les budget évolutifs en lien avec la compta et être un courant de la situation

   • Répondre aux solicitations des fondations

   • Faire un classeur recherches de fonds avec archivage des demandes

-> pour budget 2025, Noémie peut mobiliser Manon.

Rôle demandes de fonds: Facilitation par LUCIE

Fin 2024, puis 2025

demander à Noémie ce qui a été fait et ce qui est prévu pour 2024

qui veut s'investir dans un conseil de suivi de la personne employée? c'est ces personnes qui s'expriment. Proposition ou objection pour les autres

- Que demande-t-on aux personnes employé.es? Cahier des charges, noter les heures, établir un storyboard, une personne référente

- définir les attendus dans un storyboard et évaluer le temps que ca prend

- définir le salaire pour ces tâches sur 2024 et (?) pour la suite

Storyboard 2025:

janv-fév: faire rapport d'activité

fév-mars: mettre à jour le dossier et les lettre de demandes et envoyer si encore des demandes 2025 à faire

sur l'année:

- répondre aux demandes des fondations en faisant les rapports demandés

- adapter des demandes de fonds spécifiques

Proposition de certaines règles

Séances structurelles

- proposer une règle de commencer nos séances générales par un temps structurel: création, modification, suppression d'un rôle ou d'une règle.

décision: ok pour tout le monde

Tour d'information des groupes et rôles en séance

Contexte et besoin: avec 1 séance par mois et une meilleure répartition des décisions, il est parfois difficile d'avoir une vision globale sur l'avancée du projet pour les groupes/rôles dont on ne fait pas partie.

Proposition: lors des réunions générales, avant de prendre les points, on fait un tour d'information sur l'avancée dans les groupes et dans les rôles.

décision: ok pour tout le monde

Communication des absences

Contexte et besoin: On ne sait parfois pas qui est absent.e quand (longues durées) et le rôle n'est parfois pas repris pendant les absences des personnes.

Décision: On met sur le groupe telegram quand on est pas là pour informer

Fixer un moment de célébration en fin d'année (10')

Jeudi 14 novembre à 19h, départ à 18h depuis le lycée pour celleux qui vont à pied

Travail après séance (10')

- Manon crée une page sur le cloud pour bilan de fertilisation et note les projets

- Lucie met à jour la structure de base sur le wiki, dont: le texte de "Pôles d'action - Organisation 2024" (sur la page principale des Jardins)

- chaque personne fait des propositions de rôles sur la page dédiée

Matériel

- carton avec toutes bases (Lucie)

- petits postit (Lucie)

Clôture

Météo de clôture

Célébrer!!!

-

-

Missions

-Lucie: vérifier si Heidi est inscrite.

- Lucie regarde avec Arte pour membres et gestion des membres

Rappel de rôles précédents pour s'y référer si toujours d'actualité

Matériel:

  • Foin, paille = Manu
  • Compost, fumier = Manon et Noémie
  • Outils = Noémie
  • Bois et construction = Dod et Manu
  • Semences = Noémie
  • Palettes = Lucie
Récupérée de « https://wiki.reseaumycelium.ch/index.php?title=PV_Jardin_du_17_septembre_2024_Structurelle&oldid=7039 »