Fonctionnement du Réseau

De Wikicelium

Le Réseau Mycélium (le Réseau) est organisé en collectif et existe à travers quelques principes fondateurs, réunis dans une charte. Une des missions du Réseau est de favoriser des structures horizontales, sans rapport de subordination entre les membres, et l’intelligence collective. Le Réseau se structure de manière fractale : on retrouve aux différentes échelles une forme d’organisation, des rôles et des processus similaires. Le Réseau est ainsi composé de groupes de travail (GT) qui portent un projet ou des objectifs particuliers, et qui fonctionnent de manière autonome, mais interconnectée et en respectant la Charte du Réseau. Pour poursuivre leurs objectifs, les groupes de travail peuvent être divisés en pôles d’action (PA), répondant d’un cahier des charges concret. Au sein des équipes du GT ou des PA, certains rôles peuvent être distribués pour répondre à des missions spécifiques et éphémères.


Les réunions du Réseau[modifier | modifier le wikicode]

Au moins tous les deux mois, une réunion générale est organisée pour réunir les différents GT. Le but de ces réunions est de se tenir mutuellement au courant de l’actualité de chaque GT, des besoins spécifiques auxquels le Réseau pourrait répondre, de discuter des stratégies communes, de mobiliser l’intelligence collective pour solutionner certaines problématiques et de passer du temps ensemble. Ces réunions sont organisées par la Cellule, le groupe de travail gérant les affaires courantes du Réseau. Au moins une personne de chaque GT doit être présente, pour parler de celui-ci, représenter ses intérêts et transmettre à son équipe les informations sur les autres GT. Bien entendu, les réunions sont ouvertes à toute personne intéressée par le Réseau, sans qu’elle ne fasse partie au préalable d’un GT. Les nouveaux membres spécialement sont invité·e·s à participer à une de ces réunions pour avoir un aperçu du Réseau et de son fonctionnement.

Prises de décision[modifier | modifier le wikicode]

Les décisions qui peuvent être prises dans les réunions générales concernent le Réseau dans son ensemble, comme par exemple une modification de la Charte, de la structure du Réseau ou encore des tâches de la Cellule. Aucune décision concernant directement les autres GT n’est prise en réunion générale, mais au sein des GT concernés et par leurs membres. Les décisions sont prises par les membres présents. Toutefois, afin de pouvoir intégrer toutes les personnes membres dans les processus de décision, elles sont prévenues à l’avance des dates de prises de décision importantes (calendrier collectif), ont accès aux documents nécessaires pour se forger une opinion et peuvent donner leur avis en amont si leur présence n’est pas garantie à la réunion. Le mode de prise de décision choisit pour le Réseau et, idéalement, pour les différents GT est le consentement, qui correspond à une absence d’opposition. Pour une décision qui ne ferait pas consensus, il est possible de définir une période d’expérimentation afin de tester son application et d’éviter de s’étendre sur des hypothèses d’efficacité. Certaines responsabilités et les décisions les concernant peuvent être déléguées à la Cellule et à ses pôles d’action ou à tout autre groupe de travail compétent.

Rejoindre le Réseau Mycélium[modifier | modifier le wikicode]

Toute personne intéressée à rejoindre le collectif devra procéder à quelques démarches qui lui permettront d’acquérir les connaissances nécessaires sur le fonctionnement et la structure générale du collectif. Ainsi :

  • elle accepte consciemment de respecter et de suivre les valeurs de la Charte du Réseau Mycélium.
  • elle devra assister à au moins une réunion générale du Réseau, avant laquelle elle est accueillie par une personne de l’Accueil des nouveaux membres(Cellule) qui lui présentera le collectif.
  • elle choisit un groupe de travail qu’elle souhaite intégrer et participe à au moins trois séances de ce dernier. Dépasser ce nombre de présence, elle peut alors exercer son droit de vote dans le GT et au sein des réunions générales du Réseau. Bien entendu, elle peut également créer un nouveau GT et peut être accompagnée dans cette démarche par la Cellule et son équipe de facilitation.

Les groupes de travail (GT)[modifier | modifier le wikicode]

Un groupe de travail est un collectif de personnes se réunissant autour d’un projet commun. Ce groupe agit en accord avec les valeurs et buts globaux défendus par le Réseau Mycélium tout en définissant ses propres buts. Chaque groupe de travail peut prendre la forme qu'il lui sied (association, collectif ...).

Création[modifier | modifier le wikicode]

Pour intégrer le groupe de travail au Réseau, son équipe doit réaliser les tâches suivantes :

  • veiller à respecter la Charte du Réseau Mycélium ;
  • rédiger et tenir à jour une description du GT, de son fonctionnement (prises de décision, fréquence des réunions, lieux …), de ses pôles d’action et toutes informations pertinentes. Ce portrait du GT doit être ajouté sur la plateforme Wikicélium, soit directement par un membre du GT, soit en transmettant le document au Wikicélium(Cellule) ;
  • nommer une personne de contact pour l'accueil des nouveaux membres, vers qui les personnes intéressées par le projet vont être redirigées. Cette personne sera également invitée à participer au pôle d’action Accueil des nouveaux membres de la Cellule pour partager des moments de discussion sur l’accueil des nouveaux membres ;
  • participer aux rencontres du Réseau Mycélium, par la présence d’au moins une personne représentante ;
  • envoyer les nouveaux membres du groupe vers l'équipe d'Accueil des nouveaux membres(Cellule). Cela concerne aussi les personnes qui créent un groupe de travail ;
  • maintenir à jour les différents documents du groupe de travail.

De manière récurrente, une personne de la Facilitation(Cellule) se permettra de contacter le groupe pour voir comment ça se passe et, si nécessaire, proposer des outils pour avancer vers les buts du GT.

Les pôles d’action (PA)[modifier | modifier le wikicode]

Un PA porte une série de responsabilités, généralement très concrètes, déléguées par le GT. Un PA peut être porté par un ou plusieurs membres. Ses membres agissent et décident en autonomie selon les contraintes définies par le GT dans un cahier des charges écrits (même très court). Il donne une direction et des objectifs clairs et facilite l’intégration de nouvelles personnes. Chaque pôle d’action devrait être représenté lors des réunions du GT.

Création[modifier | modifier le wikicode]

La création d’un PA peut être justifiée par l’apparition de tâches récurrentes (tenir les comptes, veiller à ce qu’il y ait du café, assurer une permanence ...) ou de tâches exceptionnelles mais conséquentes (monter un dossier de financement, gérer un ou des outils …). Ainsi, les PA peuvent et devraient évoluer dans le temps. Ils répondent en premier lieu à un besoin pour le bon fonctionnement du GT. À partir des différents cahiers de charges, le GT peut constater facilement si des tâches sont doublées ou manquantes au sein des différents PA et peut procéder à des ajustements.

Participation[modifier | modifier le wikicode]

Les membres participant au PA sont nommés par consentement (= tant qu’il n’y a pas d’opposition). Intégrer un PA signifie d’y consacrer du temps et de l’énergie. Les modalités sont définies par l’équipe du PA ou par le GT. Si pour une raison ou pour un autre, les membres du PA ne peuvent ou ne veulent plus tenir ce PA, il est de leur responsabilité de trouver une solution de remplacement ou de prévenir au plus tôt leur GT. Dans l’idéal, une personne seule ne devrait pas être chargée d’un PA sur le long terme, ce qui reviendrait à créer un rôle plutôt qu’un PA. Si nous ne nous sentons pas à l’aise avec la manière dont une personne occupe son rôle, on en parle premièrement à cette personne, avec éventuellement la présence d’une personne tierce. S’il n’est pas possible de trouver une solution, la situation est amenée devant le groupe qui tranchera par consentement. Il est possible de contacter l’équipe de Facilitation(Cellule) pour qu’une personne extérieure offre une médiation en cas de conflit important.

Pôles d’action de base[modifier | modifier le wikicode]

  • Coordination : personne·s qui veille·nt à ce que le GT reste actif, que le travail décidé en commun soit fait selon le calendrier établi et que les liens avec le Réseau soient maintenus.
  • Secrétariat : personne·s responsable·s de la mémoire du groupe, en réunissant et en maintenant à jour les informations relatives au groupe (registre de décisions, archives des comptes-rendus, documents de travail …). Elle·s aiguille·nt également les membres dans leur recherche d’information et gére·nt le courrier (postal et e-mail) du groupe.
  • Accueil des nouveaux membres : personne·s qui présente·nt le GT aux gens qui voudraient l’intégrer et qui veille·nt à ce qu’ils puissent y trouver une place.
  • Communication : personne·s qui gére·nt les éléments de communication dédiés au public
  • Finance : selon le projet, il peut être nécessaire de tenir une comptabilité et de gérer un compte en banque.

Rôles[modifier | modifier le wikicode]

Que ce soit pour les groupes de travail ou pour les pôles d’action, il est parfois nécessaire de déléguer une série de tâches pour un temps donné, durant une réunion par exemple. Contrairement à un pôle d’action, un rôle est donc attribué de manière éphémère. Le rôle peut être pris par une ou plusieurs personnes qui agissent selon un cahier des charges définit par le GT. Ce cahier des charges devrait être le plus simple possible, quitte à multiplier les rôles et/ou cumuler les rôles pour une même personne motivée. Quelques exemples de rôles et leur cahier des charges :

  • Représentant·e du GT ou du PA : au moins une personne, déléguée par le groupe pour représenter le groupe aux réunions générales (de GT ou du Réseau). Cette personne doit communiquer sur le travail du groupe et rendre compte des réunions générales à ses collègues.
  • Témoin du temps : lors des réunions, il est parfois nécessaire de cadrer le temps pour garantir l’avancée du travail. Cette personne garantit que les points devant être discuter durant la séance soient effectivement discuter. Une des possibilité est d’octroyer ensemble, en début de séance, le temps alloué à chaque point.
  • Scribe : Cette personne a la charge de dresser un compte-rendu de la réunion. Ce compte-rendu peut ne contenir que les décisions finales ou s’étendre sur les discussions et propositions non-retenues.
  • Hôtesse·hôte de réunion : Cette personne a la charge d’inviter les membres à la prochaine réunion et de l’organiser concrètement (réserver, ouvrir et fermer le lieu, gérer une collation ou encore veiller à ce qu’il y ait le matériel nécessaire).

Prendre et laisser un rôle[modifier | modifier le wikicode]

Un rituel efficace est d’attribuer les rôles en début de séance de manière volontaire. Si pour une raison ou pour un autre, la personne ne peut ou ne veut plus tenir ce rôle, elle le mentionne le plus rapidement possible pour passer le témoin. Dans l’idéal, un rôle n’est pas la fonction d’une personne, mais tourne plus ou moins régulièrement ou peut être partagée entre plusieurs personnes. Ceci permet d’éviter de s‘enliser dans une titularisation des tâches, mais aussi de ménager la motivation, d’augmenter la transparence de l’organisation ou encore de favoriser la participation de toutes et tous à une culture commune de gouvernance.